À titre d’organisation qui n’exerce pas d’activité commerciale, l’AECR n’est pas visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) fédérale. Toutefois, dans l’élaboration du présent énoncé de confidentialité, l’AECR s’est guidée sur les principes d’équité en matière d’information sur lesquels se fonde cette loi.
Renseignement personnel
Renseignement personnel, selon la définition de la LPRPDÉ, s’entend de tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.
Collecte, utilisation et communication
L’AECR s’engage à fournir des services de relations de travail à ses membres et à ses membres potentiels. Ces services peuvent comprendre ce qui suit :
- Négocier et appliquer des conventions collectives;
- Faire enquête sur des problèmes et des griefs découlant des conventions collectives, et régler ceux-ci;
- Déterminer les niveaux salariaux et les avantages appropriés accordés aux membres;
- Percevoir et gérer les cotisations;
- Tenir un registre complet des membres du syndicat;
- Communiquer avec les membres et les membres potentiels afin de fournir des informations sur les avantages, événements à venir, programmes, services et autres possibilités;
- Aider les membres potentiels à s’organiser.
Afin d’offrir ces services, l’AECR peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels, au besoin. Seuls les renseignements nécessaires à la prestation des services ou à l’exécution du mandat de l’AECR sont recueillis. Les renseignements personnels recueillis ne sont utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis.
L’AECR peut à l’occasion partager des renseignements personnels avec des tiers fournisseurs de services avec qui elle travaille, par exemple des avocats et autres professionnels et leurs associés. Ces tierces parties ne sont autorisées à utiliser les renseignements permettant d’identifier des personnes que pour fournir ces services et sont tenues de mettre en place des procédures répondant aux normes de l’énoncé de confidentialité de l’AECR.
Dans certaines circonstances, par exemple pour se conformer à un mandat, subpoena, ordre d’un tribunal ou aux règles d’un tribunal concernant la production de dossiers, l’AECR peut avoir l’obligation légale de communiquer des renseignements personnels sans que l’individu le sache ou y consente.
En aucune circonstance l’AECR ne vend, loue, échange ou donne des renseignements personnels.
Consentement
Dans la mesure où l’AECR agit comme agent négociateur pour ses membres dans leurs relations en matière d’emploi avec les employeurs, elle a le pouvoir de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels qui concernent la négociation collective ou l’application de conventions collectives, y compris pour faire enquête et régler des questions de relations de travail.
Si l’AECR a besoin de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels à d’autres fins qui ne sont pas raisonnablement reliées à la prestation des services mentionnés ci-dessus, elle demande le consentement de l’intéressé.
Exactitude
L’AECR s’engage à prendre toutes mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle recueille sont exacts, à jour et complets, compte tenu des fins de leur utilisation. Les individus sont invités à mettre à jour leurs renseignements personnels afin qu’ils soient complets et exacts.
Sauvegarde
L’AECR s’engage à établir les politiques, procédures et mesures de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels de la perte et du vol, ainsi que de l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. L’accès aux renseignements personnels est réservé aux employés ou aux responsables élus qui ont besoin d’accéder aux renseignements dans l’exercice de leurs fonctions.
L’AECR ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour les fins mentionnées dans ce document et pour respecter les exigences de la loi.
Confidentialité sur le site Web
L’AECR respecte également la vie privée des internautes utilisant son site Web.
L’AECR ne recueille aucun renseignement qui permet d’identifier les personnes qui utilisent son site sauf lorsque les personnes donnent volontairement ces renseignements (ex, abonnement aux envois électroniques). Dans ces cas, les renseignements ne servent qu’aux fins indiquées sur la page Web, et les renseignements ne sont fournis à aucune autre organisation.
L’AECR se réserve le droit de procéder à des analyses statistiques du comportement et des caractéristiques des internautes, afin de mesurer l’utilisation et l’intérêt suscité par les diverses sections du site.
Les internautes doivent savoir que l’AECR peut recueillir automatiquement certains renseignements et données non personnels au moyen de « témoins », petits fichiers textes qui identifient le navigateur de l’ordinateur de l’individu qui accède au site Web. Les données recueillies à l’aide des témoins permettent à un site de cerner le comportement des utilisateurs et d’améliorer le contenu. Les internautes peuvent régler leur navigateur pour qu’il les avertisse s’ils reçoivent des témoins et peuvent choisir de désactiver ou de supprimer les témoins s’ils le désirent.
Responsable de la confidentialité
Les personnes qui ont des questions ou des préoccupations au sujet de l’énoncé de confidentialité de l’AECR peuvent communiquer par écrit avec le responsable de la confidentialité à l’adresse suivante :
Responsable de la confidentialité de l’AECR
Association des employés du Conseil de recherches
5300, chemin Canotek, bureau 100
(OTTAWA) ON K1J 1A4